Surat Massal (Mail Merge) ~ DINDA PRETY_TI KLS A

Nama : Dinda Prety Murina

NIM : 112110101126

Kelas TI kelas A

Tugas TI

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Contoh surat massal surat undangan rapat, undangan ulang tahun, ataupun surat lainnya yang ditujukan untuk beberapa orang. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat (main document), sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan (data source), kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Menu Mailing dan Fungsi Tab Mailings

Group Create

NO	Icon	Keterangan
1	Envelopes	untuk membuat dan mencetak amplop
2	Labels	untuk membuat dan mencetak label

Group Start Mail Merge

NO	Icon	Keterangan
1	Start Mail Merge	untuk membuat surat yang biasa atau berupa email untuk banyak orang
2	Select Recipients	untuk membuat daftar penerima surat
3	Edit Recepients List	uuntuk mengubah daftar penerima surat

Group Write & Insert Field

NO	Icon	Keterangan
1	Highlight Merge Field	untuk mempermudah mengubah informasi yang salah
2	Address Block	untuk memasukan alamat pada surat yang akan dituju
3	Greeting Line	untuk menambah nama sapaan
4	Insert Merge Field	untuk menambah informasi mengenai penerima suraT
5	Rules	untuk memberikan garis pada surat
6	Match Field	untuk membandingkan surat
7	Update Labels	untuk memperbarui label pada surat

6.4. Group Preview Results

NO	Icon	Keterangan
1	Preview Results	untuk melihat hasil surat yang dibuat dan daftar penerima surat
2	Find Recipient	untuk mencari daftar penerima surat
3	Auto Check for Errors	untuk mengecak kesalahan pada surat

Group Finish

NO	Icon	Keterangan
1	Finish & Merge	untuk mengetahui bahwa surat yang dibuat sudah lengkap

Dalam hal ini contoh suratnya adalah surat undangan rapat kepada setiap sub bagian di bagian SDM DI RS.KANKER "DHARMAIS"

MISAL :

Yang akan di undang pada saat rapat (disebut DATA/DATA SOURCE)

NAMA		SUB BAGIAN
drg. Sri Saptarini, MARS	KEPALA BAGIAN S D M
Pastina Sihotang, SKep., M.Kes.	Kepala Sub.Bagian Pengembangan S D M
Rakim ,S.Sos	Kepala Sub.Bagian Administrasi Kepegawaian
Dahlia Annisa Pratiwi, SKM	Kepala Sub Bagian Perencanaan S D M
dr. Iif Fajriyah	Kepala Unit Layanan Kesehatan Karyawan

Keterangan :

1. NAMA : Pastina Sihotang, SKep., M.Kes. Disebut field NAMA

JURUSAN : Kepala Sub.Bagian Pengembangan S D M Disebut field JURUSAN

2. NAMA : Rakim ,S.Sos Disebut field NAMA

JURUSAN : Kepala Sub.Bagian Administrasi Kepegawaian Disebut field JURUSAN

3. Dan seterusnya..

Contoh surat .

(Adapun isi surat Disebut DOKUMEN UTAMA / MAIN INDUK)

Surat Undangan Rapat

Jember, 1 Juni 2013

Nomor : …
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : -

Kepada Yth :
Saudara (NAMA)

(SUB BAGIAN)

Rs.Kanker "Dharmais"

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya per, maka bersama ini kami mengundang seluruh sub bagian Rs.Kanker "Dharmais" untuk hadir dalam pertemuan rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 3 Juni 2013
Waktu : 09.00- Selesai
Tempat : Ruang rapat Rs.Kanker "Dharmais"

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Bagian SDM

drg. Sri Saptarini, MARS

Cara memasukkan data

1. Klik menu Mailings – klik Star mail merge, kemudian klik Step by Step Mail Merge Wizard

2. Maka akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita seperti ini. Langsung klik pilihan Letters, kemudian klik Next : starting document di bawahnya..

3. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next : select recipients lagi..

4. Pilih Type a new list kemudian klik teks Create. Kemudian klik Next : Write your letter.

· NB : Apabila telah memiliki data, misalnya pada file lain pada Microsoft Excel. Maka pilih pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi.. Pada step selanjutnya,klik Use an existing list, lalu klik Browse, kemudian pilih dokumen yang berisi dafta nama & sub bagian. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita siapkan, jangan lupa klik OK

5. Pada kotak dialog yang muncul, judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita. Klik tombol Customize Columns, kemudian pilih Field Name yang akan diganti, klik tombol Rename.

Untuk menghapus field yang tidak digunakan, pilih field yang akan dihapus, klik tombol Delete, kemudian klik Yes. Lakukan untuk menghapus field yang lain.

6. Kemudian klik tombol OK, dan mulailah mengisikan datanya. Untuk menambah data yang baru klik tombol New Entry. Setelah semua data diinput, klik tombol OK.

7. Maka akan keluar kotak dialog mail merge recepients. pastikan semua nama yang mau dipakai dalam keadaan ter-centang. Setelah itu klik OK.

8. Setelah itu, tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan nama data sourcenya misal adalah MAIL MERGE. Kemudian klik tombol Save.

9. Kemudian klik Next : Write your letter. Pada kotak dialog yang muncul, letakkan kursor di sebelah field nama, kemudian klik More Item, Pilih field Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya. Setelah selesai Klik tombol Next : Write your letter.

10. Pada step ini anda dapat melihat masing–masing isi datanya dengan mengklik Preview your letter. Perhatikan, tulisan <<nama>> dan <<alamat>> tadi sekarang sudah berubah menjadi yang seharusnya. Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan. Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita. Lalu save pekerjaan kita ini (Ctrl + S). Kemudian klik Next : complete the merge.